أداة إنشاء الفاتورة المبدئية (بروفورما)

ما هي الفاتورة المبدئية؟

الفاتورة المبدئية عرض مُلزم في هيئة فاتورة. تحدّد بدقة ما ستشحنه وبأي سعر وبأي شروط ولأي مدة يبقى العرض قائماً — قبل أي تصنيع أو شحن أو سداد. وهي ليست مستنداً ضريبياً، ولا تنشئ ذمة مدينة، ولا تُثبت بها إيراداً.

وهي موجودة لأن مشتريك لا يستطيع التحرك بدونها. فلفتح اعتماد مستندي يحتاج بنكه إلى مستند يسمّي البضاعة والمبلغ والعملة وشرط التسليم ونافذة الشحن. ولطلب رخصة استيراد أو تخصيص عملة أجنبية تحتاج وزارته الشيء نفسه. وفي كثير من دول العالم — مصر ونيجيريا والجزائر وبنجلاديش — لا بروفورما يعني لا موافقة استيراد، أي لا طلب أصلاً.

أما الفاتورة النهائية فتأتي لاحقاً وتصف ما شُحن فعلاً. الفاتورة المبدئية تصف ما تتعهّد بشحنه. وحين تختلف الاثنتان يرفض بنك المشتري المستندات، فتعامل مع البروفورما كمواصفة يجب أن تطابقها بقية الشحنة.

ما الذي يجب أن يتضمّنه؟

رقم وتاريخ. يذكر بنك المشتري رقم البروفورما في الاعتماد المستندي، وتقيّد به جماركه ملفها. وبدونه لا يوجد ما يُحال إليه.

تاريخ انتهاء. الأسعار تتحرك وأجور الشحن تتحرك، والعرض بلا نهاية عرض تبقى ملزماً به بعد ستة أشهر. والبنوك تتحقق من تاريخ الصلاحية قبل فتح اعتماد مقابل المستند، فحدّده والتزم به.

إنكوترم مع مكان مسمّى. «CIF» ليست شرطاً؛ «CIF جنوة (إنكوترمز 2020)» هي الشرط. فالقاعدة تحدّد من يدفع الشحن والتأمين، والأهم: النقطة التي تنتقل عندها المخاطر منك إلى المشتري.

رمز جمركي لكل سطر. جمارك بلد الوصول تصنّف بالرمز لا بوصفك، والرسوم التي سيدفعها المشتري تتوقف عليه. وإذا أخطأت تحمّل المشتري فاتورة غير متوقعة، وهي تصبح مشكلتك في الطلب التالي.

العملة، مذكورة صراحة، والبيانات البنكية فقط إذا كانت هناك دفعة مقدمة فعلاً. فالبروفورما التي تطبع تعليمات حوالة دون استحقاق دفعة تُقرأ كمطالبة بالسداد، وليس هذا دور هذا المستند.

البروفورما مقابل الفاتورة النهائية

تكاد الاثنتان تتطابقان شكلاً، وتُستخدمان في طرفين متقابلين من الصفقة. البروفورما تصدر قبل تأكيد الطلب وهي عرض. أما الفاتورة النهائية فتصدر عند شحن البضاعة، وهي مطالبة بالسداد وإقرار جمركي بالقيمة ومستند محاسبي في آن واحد.

والقاعدة العملية: يمكن تعديل البروفورما بحرية حتى يقبلها المشتري. أما الفاتورة النهائية فلا. فبمجرد أن يفتح بنك المشتري اعتماداً مقابل بروفورمتك، يجب أن يطابق كل شرط جوهري في الفاتورة النهائية — البضاعة والمبلغ وشرط التسليم وزوج الموانئ — ما ينص عليه الاعتماد، وإلا سجّل البنك تحفّظاً ولم تُدفع لك قيمتها عند التقديم.

ولهذا وحده تستحق البروفورما الجدية. فهي ليست ورقة تُنتجها من باب اللياقة؛ بل المستند الذي تُراجَع عليه كل المستندات اللاحقة.

أخطاء تكلّف مالاً

بلا تاريخ صلاحية، ثم تقفز أجور الشحن. أسعار الشحن البحري تضاعفت خلال ربع سنة أكثر من مرة في هذا العقد. والعرض المفتوح خيار مجاني سلّمته لمشتريك.

إنكوترم منسوخ من الصفقة السابقة. فـ FOB في شحنة حاويات تسلّمها فعلياً في مستودع داخلي قاعدة خاطئة، وتحمّلك مخاطر مرحلة لا تسيطر عليها.

تسعير بلا عملة، أو بعملة لا يستطيع بنكك استلامها بتكلفة معقولة. أضف البنك المراسل الآن، لا بعد أن تتعطّل الحوالة.

وصف البضاعة كما يصفها مخزنك. «موديل A-3» لا يعني شيئاً لموظف الجمارك. يجب أن يتفق الوصف مع الرمز الجمركي، وأن يصمد الاثنان أمام الترجمة.

بروفورما لا تطابق ما تستطيع شحنه فعلاً. فإذا خالفتها لاحقاً قائمة التعبئة والفاتورة النهائية، فإن فحص المستندات في البنك هو حيث تكتشف ذلك — في اللحظة التي تحتاج فيها السداد أكثر من أي وقت.

أسئلة شائعة